Indiferent dacă afacerea ta online este una mare sau mică, există mai multe beneficii ale ERP de care compania ta ar putea beneficia. Software-ul de planificare a resurselor unei întreprinderi (ERP – Enterprise Resource Planning) este utilizat pentru a gestiona cele mai importante procese ale unei companii: contabilitatea, aprovizionarea, managementul proiectelor, managementul riscurilor și conformitatea, precum și operațiunile lanțului de distribuție și producție.

Cel mai simplu definit, software-ul ERP este un instrument care centralizează baza de date de informații a unei companii, automatizează sarcinile repetitive și simplifică procesele de afaceri. Altfel spus, digitalizarea prin automatizare este un demers pe care trebuie să îl ai în vedere atunci când îți dorești scalarea business-ului.

O automatizare de tip ERP reprezintă o soluție integrată de Business Management, scopul final al utilizării acestui instrument fiind optimizarea operațiunilor și, prin urmare creșterea productivității companiei.

Software-ul ERP este unic, deoarece de-a lungul unui întreg proces atinge multe sau toate aspectele diferite ale unei afaceri, cum ar fi:

  • Contabilitate
  • Managementul relației cu clienții (CRM)
  • Producție
  • Managementul inventarului
  • Resurse umane
  • Analitică și raportare

Cum funcționează un sistem ERP pentru un magazin online?

Cât se poate de simplu și util! Acesta stochează toate datele introduse într-o singură bază de date, permițând tuturor departamentelor să lucreze cu aceleași informații. În plus, toate aceste date pot fi organizate, analizate și transformate în rapoarte. ERP reunește gestionarea clienților, resursele umane, soluții de tip business intelligence, managementul financiar, inventarul și managementul lanțului de aprovizionare într-un singur sistem.

Pentru a înțelege ce implică automatizarea prin ERP, îți prezentăm mai jos o serie de avantaje care explică cum funcționează acest software.

Un bun management al bazei de date

Funcțiile aplicațiilor ERP pot varia ușor în funcție de programul pe care îl utilizezi dar, în general, toate aceste sisteme duc la îmbunătățirea colaborării. Una dintre cele mai importante părți ale acestui software este baza de date centralizată.

Indiferent de tipul de afacere desfășurat, este important să găsești modalități de a servi clienții cât mai rapid și mai eficient. În e-commerce, având un ERP integrat, vei putea optimiza gestionarea bazei de date. Obții acces la integrarea în timp real, ceea ce îți permite să ai un contact mai bun atât cu consumatorii, cât și cu furnizorii. Și mai ales, datorită automatizării sarcinilor, poți colecta cu ușurință datele despre clienți. Prin această bază de date ți se permite accesul la o singură sursă, disponibilă permanent, ceea ce reduce erorile cauzate de lucrul cu datele incorecte, contribuind și la un nivel mai scăzut al costurilor.

Statistici relevante

O bază de date centrală de informații ajută, de asemenea, la îmbunătățirea analizei și raportării. Deoarece un ERP înregistrează și stochează toate datele introduse de utilizatori, este un instrument excelent de business intelligence. Atâta timp cât furnizorul îți oferă funcționalități avansate, software-ul ERP face ca generarea diverselor rapoarte să fie mai ușoară și mai rapidă pentru echipa ta.

Majoritatea soluțiilor ERP oferă un tablou de bord personalizabil, astfel încât datele extrase în timp real generează rapoarte încă de la prima conectare în sistem. Aceste rapoarte pot include totul despre afacerea ta, de la declarațiile de venituri și cheltuieli până la indicatorii KPI personalizați, care oferă informații despre anumite funcții. Abilitatea de a avea acces rapid la aceste rapoarte îți permite să iei, împreună cu echipa ta, decizii mai bune într-un timp mai scurt. Și, cel mai important, rapoartele vin de obicei cu niveluri de acces, asigurându-se că numai personalul autorizat are acces la datele valoroase ale companiei.

Integrare contabilă și facturare

Un alt avantaj al integrării ERP pentru afacerile e-commerce este faptul că poate coordona două procese financiare foarte importante pentru o companie: contabilitatea și facturarea. Când ai o comandă, sistemul poate genera automat nota de livrare, iar factura și partea contabilă se fac automat, evitând astfel erori și întârzieri.

Practic, toate aspectele financiare pot fi automatizate. De exemplu, borderoul livratorului poate fi preluat și integrat astfel încât să automatizezi plățile în funcție de specificitățile fiecărei comenzi. În același timp, poți să urmărești tot cash flow-ul și să folosești ERP-uri ca să trimiți automat declarații contabile.

Diminuarea costurilor operaționale și de timp

În general, această integrare între ERP și un business e-commerce ajută la reducerea timpului și a costurilor, adică la eliminarea activităților repetitive și la îmbunătățirea fluxurilor de comenzi. Mai mult, prin eliminarea introducerii de date duplicat, comenzile sunt realizate mai repede și fără erori. De asemenea, există economii și pentru costurile operaționale prin automatizarea tuturor proceselor de management. Automatizarea cu un ERP poate fi și o oportunitate perfectă pentru a îmbunătăți eficiența angajaților și a susține dezvoltarea abilităților pe care aceștia le au.

Prin urmare, datorită datelor și proceselor enterprise care sunt corelate în sistemele ERP, afacerile online își pot alinia departamentele separate și pot îmbunătăți fluxurile operaționale, rezultatul fiind economii semnificative pentru rezultatele finale.